ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Versailles

CDD

6 Mois

Entreprise

ACTIVITY’ est un groupement d’intérêt public (GIP) créé en 2015 à l’initiative du Département des Yvelines et de l’Etat dont le périmètre d’intervention s’est étendu au territoire des Hauts-de-Seine depuis l’adhésion du Conseil Départemental en 2019. Il fédère également six autres membres dont Pôle emploi, la Caisse d’allocations familiales des Yvelines et des Hauts-de-Seine, la Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise, la Communauté d’agglomération Saint Quentin-en-Yvelines et la Fédération régionale des travaux publics.

 

L’objectif d’ACTIVITY’ est de remettre sur le marché du travail les bénéficiaires du RSA, les chômeurs de longue durée, les jeunes de moins de 26 ans et les résidents des quartiers classés « politique de la ville » (QPV) dans le cadre de la délégation du Programme Départemental d’Insertion (PDI) par les Départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines.

Vos missions

Vous travaillerez au sein du service « Parcours Emploi Compétences (PEC) » en tant qu’assistant administratif, sous l’autorité hiérarchique du Responsable du service.

En lien étroit avec le chargé de recrutement/relations entreprises, votre mission consistera à l’assister et à réaliser la gestion administrative du dispositif Parcours Emploi Compétences (PEC), dans le cadre de la Convention Annuelle d’Objectifs et de Moyens (CAOM), auprès des employeurs du secteur non marchand.

En synthèse, à ce titre, vos missions principales seront les suivantes

Gestion administrative des candidatures et des contrats

  • Vérifier l’éligibilité des candidats et constituer leur dossier administratif.
  • Saisir et publier les offres sur le jobboard dédié.
  • Assurer le suivi des candidatures dans l’outil de gestion de certains employeurs.
  • Saisir et transmettre les formulaires CERFA via l’interface ASP et DocuSign.
  • Assurer les relances ou corrections éventuelles auprès des acteurs concernés.

 

Suivi du processus de recrutement

  • Assurer le lien avec les employeurs pour le suivi des commissions de recrutement.
  • Renseigner les étapes d’avancement administratif et les résultats dans les différents outils de suivi et assurer leur transmission aux prescripteurs, qui orientent les candidatures.

 

Traitement des candidatures et communication interne

  • Gérer la boîte mail générique du service et les flux de candidatures.
  • Réceptionner les offres et les retranscrire dans l’outil ATS.
  • Transmettre les candidatures éligibles au dispositif aux chargés de recrutement/relations concernés.

 

Suivi et reporting

  • Mettre à jour les tableaux de bord et suivis d’activité.
  • Participer à l’envoi hebdomadaire des besoins de recrutement en cours auprès des prescripteurs.
  • Maintenir une vision d’ensemble sur l’ensemble des dispositifs (CD, C’MIDY, secteur non marchand) pour fluidifier les échanges entre collègues et apporter une aide si besoin.

 

Participation aux événements

  • En fonction de la charge de travail, appuyer ponctuellement l’équipe lors de jobdatings (accueil, gestion administrative sur site).
  • Assister aux réunions de service, comités, selon les sujets abordés.

Profil

Compétences nécessaires

Savoir-faire

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et de gestion administrative.
  • Bonne expression écrite : orthographe, clarté, capacité à rédiger.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle avec rigueur.

 

Savoir-Être

  • Aisance relationnelle et sens de la diplomatie, à l’écrit comme à l’oral.
  • Rigueur, sens du détail et de l’organisation.
  • Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence.
  • Autonomie tout en appréciant le travail en équipe.
  • Curiosité professionnelle et sens du service public.
  • Capacité à s’adapter à des environnements et procédures évolutifs.
  • Discrétion et respect absolu de la confidentialité des données.

 

Connaissances

  • Connaissance du fonctionnement du monde de l’entreprise, de ses besoins et de ses codes
  • Connaissance du secteur de l’insertion professionnelle et du Service Public de l’Emploi
  • Connaissance du territoire des Yvelines et de ses acteurs

 

Profil Recherche

Formation : BAC à BAC+2 souhaité dans l’assistanat, de la gestion administrative

Expérience :  2 années min.

 

Conditions salariales

Salaire : 24 000 € à 26 400 € annuels bruts selon profil

Contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDD – remplacement congé maternité) – Statut Employé

Lieu du poste : 30 rue Mermoz – 78 000 Versailles

Mobilité : Déplacements ponctuels dans les Yvelines, et occasionnellement en Ile de France

Horaires de travail : 39H Hebdomadaire – du lundi au vendredi

Télétravail : Jusqu’à 2 jours par semaine

Avantage sociaux :  – Prise en charge à 50% de la complémentaire santé salariale par l’entreprise

                                   – Titres Restaurants d’une valeur faciale de 10,00 €

Candidater

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